Die letzten Jahre waren ein wahrer Crashkurs in Remote-Teammanagement für viele Manager. Leider war es für viele keine angenehme oder erfolgreiche Erfahrung, da die Herausforderungen des Remote-Teammanagement sich anfühlen können, als wären Jahre hart erarbeiteter Erfahrung plötzlich unbrauchbar geworden.
Viele Management Best Practices sind gut umsetzbar mit Remote-Teams, einige jedoch nicht. Dieser Wandel erfordert es, dass Manager ihre Vorgehensweisen überarbeiten, um weiterhin das Beste aus ihren Teams herauszuholen.
Die Realität zeigt, dass dies wahrscheinlich die neue Normalität darstellt, da der Bedarf an Optionen für Remote- und Hybrid-Arbeit nicht abnimmt. Daher ist es elementar für Manager, in Fähigkeiten und Praktiken zu investieren, die ihre Remote-Teams zum Erfolg führen.
Die wichtigsten Herausforderungen beim Management von Remote-Mitarbeitern
Während die gesamte Liste an Herausforderungen hier zu viel Raum einnehmen würde, gibt es zwei grundlegende Herausforderungen, auf die zunächst eingegangen werden muss. Wenn diese adressiert sind, wird es Ihnen leichter fallen, alle unten aufgelisteten Best Practices effektiv zu implementieren.
Information und Kommunikation
Eine der größten Frustrationsquellen von Remote-Mitarbeitern ist der Mangel an Informationen. Das ist besonders der Fall, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen arbeiten und ein fehlender Link, Berechtigung oder Anweisung leicht zu einer Verzögerung in wichtiger Arbeiten führen kann. Wenn man bedenkt, dass dies regelmäßig passiert, kann sich die verschwendete Zeit schnell summieren.
In anderen Fällen, wenn Management und Mitarbeiter nicht an asynchrone oder digitale Kommunikation gewöhnt sind, kann der Kontext verloren gehen. Anweisungen, die klar für eine Person erscheinen, können völlig unterschiedlich von jemand anderen interpretiert werden - dies führt zu vertaner Zeit und verpassten Möglichkeiten.
Eine Studie schätzt, dass die Kosten von schlechter Kommunikation zwischen 4000 - 6000 Dollar pro Mitarbeiter betragen. Angesichts der zusätzlichen Herausforderungen mit Remote-Arbeit können wir davon ausgehen, dass der Wert für solche Mitarbeiter sogar höher ist.
Im schlimmsten Fall führt mangelhafte Kommunikation dazu, dass Remote-Mitarbeiter fühlen, dass ihre Handlungsfähigkeit eingeschränkt ist, da sie ständig nach Anleitung, Klarstellung oder Priorisierung fragen müssen. Das führt unmittelbar zu einer problematischen Arbeitskultur.
Aufbau einer effektiven Kultur
Wenn man sich mit den Ursachen beschäftigt, stellt man fest, dass schlechte Arbeitskulturen der Kern der meisten Management-Herausforderungen sind. Eine schlechte Arbeitskultur verstärkt alle anderen Probleme in der Organisation - angefangen damit, die Teammitglieder zu mehr Eigeninitiative zu animieren bis hin dazu, sie zu motivieren, Herausforderungen zu meistern und ihr Bestes zu geben.
In solchen Situationen führen sich Teammitglieder nicht sicher, Probleme aufzuzeigen und zögern, eigenständig zu handeln, weil sie fürchten, einen Fehler zu begehen, für den sie bestraft werden. Generell werden sie sich weniger glücklich in ihrem Arbeitsumfeld fühlen. Dies führt zu geringerer Performance, höheren Fluktuationsraten und eine Verstärkung aller Herausforderungen des Remote-Teammanagement auf dieser Liste.
Eine robuste und zusammenhängende Teamkultur ohne persönliche Treffen, Schulungen und andere Aktivitäten aufzubauen ist eine besondere Herausforderung. Wenn man bedenkt, wie stark die Kultur als Multiplikator wirkt, wenn sie richtig umgesetzt wird, bleibt sie ein entscheidender Schwerpunkt für moderne Manager.
11 Best Practices für die Führung von Remote-Mitarbeitern
Jetzt, da die zwei hauptsächlichen Herausforderungen mit Remote-Teams geklärt sind, befassen wir uns direkt mit 11 Best Practices, die diese Herausforderungen verhindern und bewältigen.
1. Priorisierung von Sichtbarkeit und Transparenz
Wenn man nicht einfach den Gang herunterlaufen kann, um einen Kollegen um etwas Kontext zu bitten, wird es umso wichtiger, Sichtbarkeit durch digitale Werkzeuge zu schaffen.
Die Stärke der besseren Sichtbarkeit ist eine Lektion, die teilweise aus den Erfahrung mit agilen Softwareentwicklungs-Teams gewonnen wurde, da sie es Einzelpersonen ermöglicht, autonom zu agieren und mit allen benötigten Informationen Entscheidungen zu treffen. Solche Mitarbeiter fühlen sich bei ihrer Arbeit wohler und können mehr erreichen.
Wenn Remote-Teams hingegen mit Informationssilos konfrontiert sind, können Kosten schnell in die Höhe schießen, da Teammitglieder Schwierigkeiten haben, auf Dinge zuzugreifen, die sie benötigen um effektiv zu sein. Wenn Mitglieder des Teams keinen Zugriff auf Informationen haben und nicht ermächtigt sind, sich anzupassen und entsprechend zu reagieren, verschwenden sie Zeit und Ressourcen mit Warten.
Daher beeinflussen Sichtbarkeit und Transparenz sowohl die Funktionsweise von Remote-Teams als auch deren Kultur.
2. Vermeiden von Mikromanagment
Der alte Befehls- und Kontrollstil ist möglicherweise ein Relikt aus der Management-Theorie zur Fabrikarbeit des 20. Jahrhunderts, aber auch heutzutage wird er immer noch in zu vielen Organisationen angewendet. Diese Art von Mikromanagement, die dadurch gefördert wird, kann für Remote-Teams lähmend sein, da Mitarbeiter dazu gezwungen werden, häufig den Kontext zu wechseln und sich in ihrer Handlungsfähigkeit eingeschränkt fühlen.
In Remote-Umgebungen kann dies schnell dazu führen, dass Personen darauf warten, dass ihnen die nächste Anweisung gegeben wird. Da Manager nicht sehen können, dass Mitarbeiter auf Anweisungen warten, führt dies dazu, dass mehr Leute mehr Zeit verschwenden.
Hinzu kommt die Tatsache, dass Mikromanagement - ein ohnehin ineffektiver Managementstil - noch weniger effektiv ist, wenn er aus der Ferne ausgeführt wird. Einige Manager verlassen sich auf Überwachungssoftware, aber dies richtet normalerweise mehr Schaden an als dass es nützt. Schließlich werden Management-Ressourcen, die für Mikromanagement genutzt werden, nicht dafür eingesetzt, Mitarbeiter zu unterstützen oder zu befähigen, mehr zu tun.
3. Verstehen der Stakeholder
Dies ist eine Herausforderung für das Management von Remote-Mitarbeitern und Mitarbeitern vor Ort gleichermaßen. Aber letztendlich ist das Verständnis dafür, wer Ihre Stakeholder sind und was sie benötigen, grundlegend für die Bewältigung fast aller Herausforderungen auf dieser Liste.
Dies liegt teilweise daran, dass als Manager Ihre Mitarbeiter zu Ihren Stakeholdern gehören müssen. Die Vernachlässigung ihrer Bedürfnisse als Remote-Mitarbeiter führt automatisch zur Katastrophe. Dazu müssen Sie nicht nur an sie denken, sondern sie tatsächlich in Ihre Planungsprozesse integrieren und Feedback nutzen, um zu iterieren und sich im Laufe der Zeit zu verbessern.
4. Befähigen und Stärken
In den letzten Jahrzehnten wurde der Befehls- und Kontroll-Führungsstil schrittweise durch dienende Führung ("servant leadership") ersetzt. Dies basiert auf der Idee, dass die Rolle von Teammanagern darin besteht, Wege zu finden das Team zu befähigen und zu stärken und darauf zu vertrauen, dass Teammitglieder gute Arbeit leisten, wenn sie die richtigen Werkzeuge und Informationen bekommen.
Dies ist besonders wichtig für Remote-Teams, da es einfacher sein kann, sich von der Arbeit zu lösen, wenn man nicht physisch in einem Büro ist und nicht die notwendigen Werkzeuge, Autorität oder das Vertrauen bekommt, um die Arbeit zu erledigen.
Widerstehen Sie daher dem Drang, ihre Teammitglieder zu überwachen und zu mikromanagen und fokussieren Sie sich darauf, ihnen die benötigten Werkzeuge und die Freiheit zu geben, sodass sie den effektivsten Weg finden können, diese Werkzeuge zu benutzen. Die Kultur der Verantwortlichkeit und Autonomie, die dadurch entsteht, ist von entscheidender Bedeutung für erfolgreiche Remote-Teams.
5. Effektiver priorisieren
Die wirkungsvolle Befähigung und das Management von Remote-Mitarbeitern hängt stark von der Priorisierung ab. Wenn jedem klar ist, was die Prioritäten sind (z.B. mit Hilfe eines Visualisierungsprogramms), kann sich jedes Teammitglied anpassen und den Fokus neu ausrichten, wenn es auf Hindernisse stößt.
Dies führt zu effektiveren Teammitgliedern, die weniger Zeit damit verschwenden, auf die nächste Priorität zu warten und außerdem zu einer besseren Kultur der Autonomie und Verantwortlichkeit. Neben der transparenten und zugänglichen Darstellung der Prioritäten stellt sich auch die Frage, wie diese entschieden werden.
Die Priorisierung kann durch Stack-Ranking, MoSCoW, Prioritisierungs-Poker und andere erfolgen - wichtiger als das konkrete System, dass Sie verwenden, ist, überhaupt ein System zu haben. Wenn Sie klar und bewusst entscheiden, wie Sie Prioritäten setzen und was diese Entscheidungen beeinflusst (idealerweise der Mehrwert für Ihre Stakeholder), führt dies zu einer effektiven Priorisierung, die es Ihnen einfacher macht, Remote-Teams zu managen.
6. Stellen Sie sicher, dass Ihre Schätzung korrekt ist
Priorisierung und Schätzung können zwar als zwei getrennte Best Practices für Remote-Arbeit gesehen werden, aber sie sind eng miteinander verknüpft. Effektive Priorisierung ist unmöglich, wenn Sie die Arbeit, die eine Aufgabe benötigt, genau schätzen können.
Dabei ist zu beachten, dass Menschen - unabhängig davon, ob Sie remote arbeiten oder im Büro sind - sehr schlecht darin sind, den Arbeitsaufwand einer Aufgabe einzuschätzen. Um diese Einschränkung zu überwinden, ist ein systematischer Ansatz erforderlich.
Eine besonders effektive Technik ist ein Spiel namens Planning Poker, welches in wissenschaftlichen Studien bewiesen hat, dass es Schätzungen drastisch verbessern kann. Genau wie bei der Priorisierung ist wichtiger als das spezifische Werkzeug die investierte Zeit, die erforderlich ist, um sich schrittweise zu verbessern.
7. Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie mit Empathie führen
Eine der effektivsten Wege, eine effektive Kultur für Remote-Teams aufzubauen, besteht darin, mit gutem Beispiel voranzugehen. Es ist effizienter, das Verhalten, dass Sie in Teammitgliedern sehen möchten, durch die eigene Vorbildfunktion zu zeigen, anstatt beispielsweise in mehr Schulungen zu investieren.
Indem Sie sich in die Teammitglieder einfühlen, auf ihre Herausforderungen hören und sie ernst nehmen, können Sie nach und nach die Art von psychologischer Sicherheit aufbauen, auf der wirklich effektive Teams basieren. Diese Art der Sicherheit ermöglicht es Individuen, offen Ideen für Verbesserungen, Prozesse, die geändert werden sollten und generelle Informationen zu kommunizieren, die Manager benötigen, um ihren Job effektiver zu erledigen.
Anstatt sich auf Schuldzuweisungen und Bestrafungen zu konzentrieren, wenn Herausforderungen auftauchen, versuchen Sie der Ursache der Probleme auf den Grund zu gehen und herauszufinden, welche Änderungen Sie vornehmen können, um diese Probleme in Zukunft zu vermeiden. Wenn einem Teammitglied etwas nicht gelingt, weil die nötigen Werkzeuge, Sichtbarkeit oder Autorität fehlen, um es richtig zu machen, hilft es nicht weiter, ihm die Schuld zu geben.
8. Sorgen Sie für klare Richtlinien und Prozesse
Eine der hauptsächlichen Herausforderungen des Führen von Remote-Mitarbeitern ist die Förderung von effektiver Autonomie und Effizienz. Eine wichtige Komponente davon ist es, sicherzustellen, dass Richtlinien und Prozesse für jeden nachvollziehbar und eindeutig sind. So wird vermieden, dass Remote-Mitarbeiter unsicher sind, was zu tun ist oder auf Erläuterungen für die nächsten Schritte warten.
Diese Informationen einfach erreichbar sein. Dies kann in Form eines Unternehmens-Wikis umgesetzt werden, welches alle Richtlinien und Prozesse enthält, oder durch eines der Werkzeuge zum Management von Remote-Mitarbeitern, dass es ermöglicht, Schritte in einem Aufgabenverwaltungssystem aufzulisten.
Natürlich handelt es sich hierbei nicht um eine einmalige Aufgabe. Sie müssen regelmäßig Rückmeldungen von den Teammitgliedern sammeln, um festzustellen, ob es Unklarheiten gibt, die zur Unterbrechung der Arbeit führen.
9. Vergessen Sie persönliche Treffen nicht
Viele Studien haben gezeigt, dass persönliche Treffen zu stärkeren Beziehungen und effektiverer Kommunikation führen. Aber wenn Teams remote arbeiten und im Besonderen, wenn sie über verschiedene Zeitzonen verteilt sind, ist es einfach, persönliche Treffen durch Emails, asynchrone Kommunikation und Slack zu ersetzen.
Während nicht alles einen Zoom-Call rechtfertigt, ist Video-Kommunikation von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, eine Teamkultur aufzubauen und sicherzustellen, dass Kollegen ein besseres Verständnis füreinander entwickeln.
Daher ist es wichtig, ein Gleichgewicht zu finden: Einerseits optimieren Sie die Zeit und vermeiden Überlastung durch zu viele Meetings und anderseits müssen Sie sicherstellen, dass genügend Meeting stattfinden. Dies kann zum Beispiel durch tägliche Standups oder wöchentliche einstündige Meetings, in denen informelle Unterhaltungen stattfinden können, erreicht werden.
10. Holen Sie regelmäßig Feedback ein
Dies wurde bereits zuvor erwähnt, ist jedoch wichtig genug, um als gesonderter Punk aufgeführt zu werden. Es ist sehr einfach für Remote-Mitarbeiter, sich isoliert von ihren Teams zu fühlen. Feedback, welches zuverlässig in einem normalen Büro stattfindet, kann leicht unkommuniziert bleiben in einem Remote-Team.
Daher müssen Remote-Manager beim Einholen von Feedback besonders proaktiv sein. Dies kann zum Beispiel durch Retrospektiven oder regelmäßige 1:1-Gespräche erfolgen. Beachten Sie, dass es nicht für jeden einfach ist, sich in einem öffentlichen Rahmen wie einem All-Hands-Meeting oder einer Retrospektive zu äußern, daher ist es wichtig, dass auch alternative Wege für Feedback angeboten werden.
11. Investieren Sie in bessere Einarbeitung
Remote-Mitarbeiter benötigen einen einzigartigen Ansatz für eine erfolgreiche Einarbeitung. In einer idealen Welt haben Sie viel in den Aufbau einer starken Remote-Arbeitskultur investiert, aber eine mangelhafte Einarbeitung birgt das Risiko, dass diese Kultur langsam ausgehöhlt wird, da neue Mitarbeiter nicht richtig integriert werden. Was sollten Sie also tun?
Fangen Sie damit an, Mentoren zuzuweisen, die eng mit den neuen Mitarbeitern zusammenarbeiten, sodass diese sich nicht allein oder isoliert fühlen, wenn sie ihren Einarbeitungsprozess beginnen. Beachten Sie, dass dies kein Manager sein sollte, sondern ein Kollege, der realistische Ratschläge zu den Erfahrungen geben kann, die der neue Mitarbeiter durchläuft.
Stellen Sie anschließend sicher, dass der neue Mitarbeiter viele formale und informelle Gelegenheiten zur Interaktion mit den Kollegen in den ersten Tagen und Wochen hat. Dies hilft sowohl zu verstehen, wer die Kollegen sind und ist eine gute Chance, die Kultur kennenzulernen.
Informieren Sie schließlich unmissverständlich über alles von Erwartungen bis hin zu Prozessen. Überlegen Sie, welche Elemente der Arbeitsprozesse unausgesprochen oder informell sind und stellen Sie sicher, dass diese klar kommuniziert werden. Dies kann auch eine gute Gelegenheit sein, Feedback von Außenstehenden bezüglich dieser Prozesse zu bekommen, um zu verstehen, was unklar ist oder verbessert werden kann.
Werkzeuge für das Management von Remote-Mitarbeitern
Ein weiteres wichtiges Element von erfolgreichen Remote-Teammanagement sind die Werkzeuge, die Sie verwenden. Das grundlegendste ist ein Visualisierungstool, welches es jedem im Team ermöglicht, klar zu erkennen, was vor sich geht, auf Informationen und Kontext zu Aufgaben zuzugreifen und Prioritäten einzusehen. Dies vermeidet kostspielige Verzögerungen aufgrund von Informationsmangel.
Dies kann ein Arbeitsmanagementsystem sein, mit dessen Hilfe Aufgaben verfolgt, Informationen über Aufgaben geteilt und laufende Arbeiten visualisiert werden können. Dabei kann es sich um eine Standardlösung oder eine Individualsoftware, die auf die Bedürfnisse Ihres Remote-Teams zugeschnitten ist, handeln.
Wenn Sie Management-Tools bewerten, ist ein Kriterium, ob die Datensammlung über die erledigte Arbeit automatisiert werden kann. Informationen wie Zykluszeit, Leerlaufzeit usw. können Remote-Managern helfen, ihre Prozesse zu optimieren.
Als nächstes sollten Sie in robuste Kommunikationswerkzeuge investieren, um eine reibungslose Remote-Arbeit zu gewährleisten. Dies kann Nachrichtenplattformen wie Teams oder Slack und Videokommunikationstools wie Zoom beinhalten. Sie können Teammitgliedern außerdem helfen, Hardware wie Kameras und Mikrophone zu beschaffen, damit die Interaktionen einfach und hochqualitativ sind.
Training und Coaching von Remote-Mitarbeitern
Diese letzte bewährte Methode erfüllt mehrere Dinge auf einmal. Erstens können Ihre Teammitglieder so ihre Fähigkeiten weiterentwickeln und sie bleiben in einer sich schnell ändernden Geschäftslandschaft effektiv. Das ist wertvoll unabhängig davon, ob sie remote arbeiten oder nicht.
Für Remote-Teams zeigt diese Art von Investment aber auch ein Engagement für die Mitarbeiter, das leicht verloren gehen kann, wenn diese nicht direkt mit dem Unternehmen in einem physischen Büro agieren. Schließlich bietet Training und Coaching eine weitere Möglichkeit für Mitarbeiter, zusammen zu arbeiten und eine gemeinsame Arbeitskultur aufzubauen.
